Dans cette série d’articles consacrée aux outils indispensables pour un télétravail performant, nous allons vous présenter la plateforme collaborative tout-en-un que nous utilisons depuis plusieurs années : Microsoft Teams.

Officiellement lancée en 2016, l’application collaborative de Microsoft visait initialement à centraliser plusieurs fonctionnalités déjà proposées par le géant américain comme Skype Entreprise (communication), Exchange (groupes de travail), Sharepoint (partage d’informations) ou encore StaffHub (gestion de plannings d’équipe). Au fil des années, la solution s’est étoffée avec la possibilité d’ajouter des extensions tierces. Teams dispose d’une version bureau et d’une version mobile.

Prise en main

La prise en main de l’outil est relativement simple, même si la différence entre « équipes » et « canaux » peut être déroutante au début… D’ailleurs, Microsoft propose désormais de nouveaux services permettant de mieux se familiariser avec cette nouvelle façon d’organiser le travail d’équipe :

• Une démo très pédagogique : https://teamsdemo.office.com/fr/index.html#/
• Une formation gratuite avec instructeur en direct
• Un service de support
• Un blog dédié

Quoi qu’il en soit, grâce à l’interface très ergonomique et intuitive, l’utilisation de Teams reste agréable et adaptée au quotidien des entreprises. Quant aux télétravailleurs, ils n’auront aucune difficulté à s’adapter à cet outil qui facilitera grandement leur intégration au reste de l’équipe.

Utilisation quotidienne

Justement, que dire de l’utilisation de Teams au quotidien ?

Depuis plusieurs années, nous utilisons à DevCSI la plateforme collaborative de Microsoft et, en un mot, c’est très complet !

Sans surprise, les fonctionnalités les plus importantes et les plus couramment utilisées sont celles liées au module de communication (ex-Skype) qui permet à la fois d’avoir des conversations instantanées avec un (ou plusieurs) collaborateurs, d’échanger des documents ou encore d’organiser des visioconférences de très bonne qualité (y compris avec des personnes extérieures à l’entreprise, ce qui est vraiment pratique !).

Autre fonctionnalité très utile, la fonction « planner », qui permet d’affecter des tâches à chaque membre de l’équipe et d’en suivre l’exécution. En centralisant toutes les tâches dans un même espace collaboratif, nous avons pu préparer des évènements ponctuels (ex. salons professionnels) de façon plus sereine et efficiente. Là encore, l’attribution des tâches est simple et efficace.

Enfin, le partage de documents avec saisie collaborative (plusieurs membres de l’équipe peuvent co-éditer le document en temps réel) ainsi que l’intégration de tous les outils Office (dès lors que vous êtes client Office 365) sont des fonctionnalités qui simplifient énormément les échanges entre membres d’équipe et réduisent drastiquement le nombre d’emails envoyés en interne. Ainsi, vous pouvez travailler sur les applications Word, Powerpoint, Excel ou encore OneNote tout en restant sur Teams !

Pendant le confinement qui a marqué le début de l’année 2020, nos équipes sont toutes passées en télétravail et Teams s’est révélé comme une plateforme tout-en-un qui a été essentielle au maintien de la cohésion des équipes. De plus, contrairement à d’autres outils, Teams est une solution à la fois robuste et sécurisée. La possibilité de planifier des réunions en ligne avec des participants extérieurs (prospects, clients, candidats, etc.) a également été cruciale pour permettre la continuité de nos activités. Et l’intégration de Teams dans Outlook facilite également le processus (planification des réunions mais aussi partage des emails et contacts).

Petit bémol cependant… Microsoft Teams se veut comme une solution complète contenant toutes les fonctionnalités nécessaires au travail d’équipe. Cette intention est fort louable mais cela se traduit par des dizaines (voire centaines) de fonctionnalités disponibles, dont certaines payantes ou venant d’applications tierces, ce qui nuit à la visibilité du panorama des fonctionnalités de Teams. En d’autres termes, il y a énormément de modules et on peine à identifier (et exploiter !) le potentiel de Teams au quotidien… C’est assez frustrant. Avoir une meilleure présentation des potentialités de Teams (et de ses connexions possibles avec d’autres applications) serait souhaitable 😉.

De plus, la gestion des fichiers partagés est largement perfectible… Il nous arrive encore trop souvent d’avoir des problèmes dans le partage des fichiers, notamment via l’onglet de conversation. Les fichiers sont parfois impossibles à ouvrir pour les destinataires ou encore introuvables. De plus, il est difficile de remonter dans les historiques de conversation pour retrouver d’anciens documents : même si on utilise la barre de recherche, celle-ci nous permet de retrouver le message en question mais pas (encore) de reprendre la discussion depuis ce message (et donc redescendre l’historique à partir de là).

Enfin, des problèmes de synchronisation sur mobile ont pu être relevés.

Tarifs

Niveau tarif, Teams se positionne sur le modèle Freemium avec une offre gratuite basique et la possibilité de la compléter par une licence Microsoft 365.

L’offre gratuite contient les fonctionnalités de base de la plateforme telles que les appels vidéos/audios en ligne, les réunions, les modules de conversation et de collaboration ou encore les versions web de Word, Excel et Powerpoint. Cela peut suffire pour une équipe/entreprise de petite taille.

Toutefois, pour des entreprises amenées à utiliser Teams au quotidien et nécessitant un espace de stockage cloud (OneDrive) de fichiers, un abonnement à Microsoft 365 sera indispensable. Là encore, selon les besoins de l’organisation, plusieurs offres sont proposées allant de 4.20 euros HT par utilisateur par mois à 19.70 euros HT par utilisateur par mois (l’abonnement étant annuel).

La grille tarifaire complète est disponible ici : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options.

A noter toutefois… Comme nous l’avons précisé précédemment, il est possible d’ajouter à Teams des modules tiers. Certains d’entre eux sont payants…

Notre verdict

En conclusion, Teams est vraiment une solution idéale que ce soit pour le télétravail ou le travail en présentiel. Quelle que soit la taille de l’organisation, la plateforme de Microsoft apportera simplicité et performance aux équipes.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à vous référer au site officiel de l’application Teams : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software